Flotte automobile d’entreprise : les démarches en cas de déménagement

La vie d’une entreprise est généralement marquée par différents événements. Le déménagement s’impose dans certaines situations comme l’agrandissement de l’activité, le repositionnement sur un segment de marché, etc. Cela implique des démarches pour se mettre à jour sur le plan administratif. Si vous êtes dans ce cas, pensez à votre flotte automobile, les véhicules ayant chacun une pièce d’identité (certificat d’immatriculation) sur laquelle figure l’adresse. Lisez ici les démarches à effectuer concernant la flotte automobile de votre entreprise en cas de déménagement.

Demandez la modification de l’adresse de l’entreprise sur les cartes grises

La délocalisation du siège social de votre entreprise impacte la situation administrative de votre entreprise. La loi, à travers le Code de la route, vous oblige à changer le certificat d’immatriculation (anciennement appelé carte grise) de votre véhicule suite à un déménagement. Cette démarche vous concerne que votre flotte soit composée d’utilitaires, de scooters, de voitures particulières, de camions et/ou de bus.

La nouvelle adresse de votre entreprise doit être mentionnée sur ces pièces : à ce sujet, la modification de carte grise en ligne doit se faire dans un délai d’un mois à compter de la date du déménagement. Le non-respect de cette obligation vous expose principalement à une amende forfaitaire de 135 euros. Mais ce montant est susceptible d’être majoré jusqu’à 750 euros au cas où le paiement ne se ferait pas dans le délai imparti. Selon la situation, le véhicule concerné peut être mis en fourrière.

Par ailleurs, lorsqu’un véhicule est flashé par un radar, la contravention est envoyée à l’adresse enregistrée par l’ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés). Si la modification de la carte grise n’est pas effectuée suite au déménagement, la contravention sera alors envoyée à l’ancienne adresse. En effet, vous serez informé de l’amende en retard et risquerez de faire face à une majoration de la contravention. Dans les premiers jours après la délocalisation de vos locaux professionnels, lancez-vous dans les démarches de modification des cartes grises des véhicules.

Effectuez les démarches relatives au certificat d’immatriculation en ligne

Dans le but de dématérialiser ses services pour plus de performance, l’État a mis fin aux démarches liées à la carte grise en préfecture. Depuis le 6 novembre 2017, vous devez impérativement vous orienter vers internet pour modifier les informations de votre carte grise.

Pensez au téléservice

Les pouvoirs publics proposent un téléservice accessible en ligne pour la modification d’informations relatives au certificat d’immatriculation. Ce service à distance est justement nommé "JeChangeDeCoordonnées" et permet d’informer différents organismes d’un changement d’adresse. Recourez au téléservice pour donner votre nouvelle adresse aux différentes entités, entre autres :

• au service dédié au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV),
• au ministère de l’Intérieur,
• au Service des impôts,
• aux fournisseurs d’énergie,
• à la Sécurité sociale...

Le téléservice est disponible sur le site du Service Public. Pour la modification des certificats d’immatriculation de vos véhicules, l’utilité de ce service se limite à la mise à jour de votre adresse dans les bases de données des structures évoquées ci-dessus. Après cette étape, rendez-vous sur un site dédié aux formalités liées au certificat d’immatriculation.

Rendez-vous sur le site de l’ANTS

Le site de l’ANTS est celui qui reçoit officiellement les demandes de modification d’informations sur le certificat d’immatriculation d’un véhicule. Vous aurez à fournir des informations qui vous seront demandées pour lancer votre requête. Si vous aviez l’habitude d’effectuer les démarches concernant les cartes grises des véhicules de votre flotte automobile en préfecture, l’opération en ligne pourrait vous poser quelques soucis. Dans ce cas, n’hésitez pas à demander l’aide d’une personne qui maîtrise les procédures en ligne. Vous pouvez contacter un conseiller de l’ANTS ou un collaborateur. L’idéal serait tout de même de recourir à un service qui s’occupe de toutes les démarches à votre place.

Faites-vous accompagner par un prestataire agréé

En tant que chef d’entreprise, vos journées de travail sont sans doute très chargées. Pour vous alléger la tâche et optimiser votre apport au développement de votre organisation, confiez chaque mission à un spécialiste. Par exemple, si la courroie de distribution d’un des véhicules professionnels a un dysfonctionnement, vous faites certainement appel à un mécanicien. Alors, dans le cadre du déménagement, confiez à un prestataire spécialiste des démarches relatives à la carte grise.

Sont disponibles en ligne, des sites sur lesquels vous pouvez lancer votre requête de changement d’adresse sur des certificats d’immatriculation. Le choix de cette solution vous dispense des longues minutes que vous devez passer sur le site de l’ANTS avant de parvenir à votre fin. Dans la plupart des cas, les prestataires de demandes liées à la carte grise sont habilités par le ministère de l’Intérieur. Ils sont donc autorisés à offrir leurs services d’accompagnement contre quelques honoraires.

Rassemblez les documents nécessaires pour le changement d’adresse de l’entreprise

Certains documents doivent être fournis lors de la demande de modification d’adresse sur un certificat d’immatriculation. En tant que professionnel effectuant cette démarche, il vous faudra rassembler :

• la copie de la carte grise de chaque véhicule,
• la copie de votre carte d’identité,
• un extrait K-bis datant de moins de deux ans signé,
• la demande d’immatriculation comprenant le cachet de l’entreprise, la signature et la date de demande,
• l’attestation d’assurance des véhicules,
• un extrait de la publication d’un journal légal informant de la délocalisation de votre siège social,
• des certificats de contrôle technique valides au cas où les véhicules de la flotte automobile seraient vieux d’au moins quatre ans, etc.

Si vous sollicitez un site agréé par les autorités compétentes, vous devez lui fournir un mandat d’immatriculation cacheté et signé. Cela prouvera que vous lui avez donné l’autorisation d’effectuer les démarches à votre place.

Modifiez les cartes grises selon le format d’immatriculation

La procédure de modification des certificats d’immatriculation des véhicules de votre parc automobile dépend du format d’immatriculation. Si l’immatriculation se présente sous la forme AB 123 CD, vous devez demander la fabrication d’une étiquette qui indiquera votre nouvelle adresse. Cette démarche est valable seulement s’il s’agit du 1er, 2e ou 3e déménagement depuis l’obtention de l’immatriculation conforme au Système d’Immatriculation des Véhicules (qui a remplacé le Fichier National des Immatriculation en 2009). En revanche, si c’est le 4e déménagement, vous devez demander une nouvelle carte grise.

Pour les véhicules en leasing, c’est l’établissement prêteur qui effectue les démarches. Si l’immatriculation du véhicule est de format 123 AB 01, vous êtes appelé à demander une nouvelle immatriculation. Cela signifie qu’une nouvelle carte grise vous sera attribuée. En conséquence, vous ferez changer la plaque d’immatriculation pour faire afficher le nouveau numéro.